Przypomnijmy dwie pierwsze zasady dotyczące lean w HR opisane zostały w pierwszej części artykułu dostępnego tu:
- Określenie wartości dla klienta (ang. specify value)
- Zidentyfikowanie strumienia wartości i wszystkich czynności w strumieniu wartości (ang. identify the value stream).
Poniżej omawiamy trzy kolejne, ściśle wiążąc je z realiami działów HR – oby stały się inspiracją do zmian w kierunku lean recruitement.
3. Ciągły przepływ (ang. flow)
Na pierwszy rzut oka sformułowanie to wydaje się ściśle związane z produkcją, ale czy na pewno? Nie ma rekrutera, który nie spotkałby się z odmową kandydata, który przyjął inną ofertę pracy jeszcze zanim doszło do pierwszego spotkania lub już w trakcie procesu. Ale to dopiero wierzchołek góry lodowej. Bowiem u jej podstawy leży samo pozyskanie kandydatów. Większość przestojów w rekrutacji pojawia się nie tylko na wspomnianym w poprzednim artykule żmudnym procesie zawierania współpracy z agencjami rekrutacyjnymi, ale znacznie głębiej. Już na etapie dotarcia do obecnych na rynku pracy kandydatów, którzy do tego będą zainteresowani zmianą pracy na naszą firmę i jednocześnie odpowiadających stawianym wymaganiom. Tutaj dodatkowy wpływ na czas pozyskiwania wartościowych aplikacji ma branża, lokalizacja czy inne zmienne ściśle związane z wymaganiami stanowiska. Szczęśliwi ci, którzy nie mają problemów z dostępem do kandydatów. Jednak każda mniej standardowa rekrutacja, rzadziej spotykane wymagania i umiejętności czy mniej atrakcyjna lokalizacja pracodawcy to ogromne wyzwanie.
Aby zapewnić flow w rekrutacji, musimy starać się o nieprzerwany dopływ wartościowych kandydatów. W tym celu działy HR powinny nie tylko dbać o employer branding, ale także odpowiednio współpracować z rekruterami i headhunterami z agencji rekrutacyjnych. Oni w swoich sieciach kontaktów potrafią wyszukać najbardziej skomplikowane profile kandydatów odpowiadające potrzebom naszej firmy – w końcu to ich praca. Skąd jednak dany rekruter ma się dowiedzieć, że szukamy osoby o wyjątkowej kombinacji umiejętności i doświadczenia, którą on akurat zna? Rekruterzy już wiedzą, że pracodawcy zamieszczają swoje oferty na HRfactory.pl, a umieszczone tam ogłoszenia spotykają się z ich szybkim odzewem.
4. System ssący (ang. pull)
Mówiąc innymi słowy – odpowiadanie na faktyczne zapotrzebowanie, a nie opieranie się na prognozach. Warunek ten jest jednak ściśle uzależniony od poprzedniej zasady. Jeśli nie mamy flow w procesie rekrutacji, a więc proces oczekiwania na aplikacje kandydatów przeciąga się, czekanie na faktyczne zapotrzebowanie tylko wydłuża ostateczne osiągnięcie efektu. Nie jest to jednak równoznaczne z tym, że powinniśmy rekrutować „na zapas” z braku ciągłego przepływu. Przy wysokiej intensywności przepływu (świadomość rotacji, naturalnych zmian w zatrudnieniu) rekrutacja na zapas (candidate pipeline) może być elementem flow. Ale tylko jeśli faktycznie niesie wartość i pozwala dostarczyć kandydatów na czas. Nie może natomiast powodować strat (brak ostatecznej oferty zatrudnienia i przyjęcie przez kandydata innej oferty). Dlatego, aby móc wprowadzić system ssący, należy zacząć od zadbania o punkt poprzedni, gdyż brak ciągłego i łatwego dostępu do kandydatów będzie rzutował na efektywność całego procesu rekrutacji.
5. Dążenie do doskonałości (ang. perfection) – kaizen
Ostatnia zasada jest ukoronowaniem całej metodologii. Kaizen, czyli ciągłe dążenie do doskonałości jest warunkiem koniecznym działania całego systemu. Ustalone raz reguły przynoszące korzystne efekty mogą za rok obrócić się przeciwko nam, jeśli nie będziemy szli z duchem ciągłego doskonalenia. Zbliżamy się tutaj ponownie do zasady „2 – Zidentyfikowanie strumienia wartości”. Wskazuje nam ona, jak należy rewidować dotychczasowe procedury. Ponad nią jest jednak chęć doskonalenia, czyli nie tylko sprawdzania, czy coś działa i czy wnosi wartość, ale także ciągłego pytania: czy mogłoby przynosić większą wartość?
Jedną z odpowiedzi na pytanie o większą wartość procesu rekrutacji z pewnością jest rozwiązanie oferowane przez portal HRfactory.pl. Łączy on w sobie założenia służące lean recruitement/lean w HR i pozwala na doskonalenie i podnoszenie efektywności rekrutacji poprzez uproszczenie współpracy pomiędzy agencjami rekrutacyjnymi i pracodawcami.
A co Ty dziś zrobisz, by Twoje procesy rekrutacyjne wnosiły większą wartość?
Czy w przyszłości Twoje procesy będą bardziej lean?
Październik 2018