Lean management w rekrutacji i HRfactory.pl (cz. 1)

wrzesień 2016

Czym jest lean management? Czym jest lean w rekrutacji?

Lean managenent to sposób zarządzania polegający na dostarczaniu klientom produktów i usług idealnie dopasowanych do ich potrzeb, przy jednoczesnym poszanowaniu działań pracowników. Lean managenent opiera się na trzech filarach, które umożliwiają prowadzenie strategii zgodniej z przedstawionym zamysłem:

  1. stworzenie wartości dla klienta,
  2. eliminacja marnotrawstwa w sposobach zarządzania
  3. oraz szacunek do pracownika reprezentowany przez kadrę zarządzającą.

Podejście to wymaga stałego doskonalenia umiejętności kadry oraz oferty, przynosi jednak profity w postaci wyspecjalizowanego zespołu.

Lean management zafascynował świat pół wieku temu, kiedy rozpowszechniły się informacje o sposobie zarządzania produkcją w Toyocie. Przez wiele lat metodologia ta była kojarzona wyłącznie z produkcją – lean manufacturing. Następnie rozszerzała się na ogólny proces zarządzania przedsiębiorstwem, aż zaczęła być implementowana w poszczególnych obszarach organizacyjnych. Jej główne cechy to troska o jakość, elastyczność, ciągłe doskonalenie i eliminowanie marnotrawstwa (no waste). Proces rekrutacji, kluczowy pod względem dostarczania do organizacji talentów, które wpłyną na jej rozwój, także może być lean. Ale jak to osiągnąć?

Aby zrozumieć lean recruitement/ lean w rekrutacji oprzemy się na 5 głównych zasadach metodologii lean, które w swojej książce „Lean thinking” opisują James Womack i Daniel Jones. W tym celu odniesiemy je do specyfiki tematu rekrutacji z perspektywy wewnętrznego działu HR:

1. Określenie wartości dla klienta (ang. specify value)

Dla działu HR klient jest zawsze klientem wewnętrznym – a więc rekrutuje się dla managerów i do zespołów, a w szerszej perspektywie – dla firmy. Zadajmy sobie więc pytanie – co dla firmy jest wartością w procesie pozyskiwania nowego pracownika?

Jakkolwiek nieludzko może to zabrzmieć, rządzą tutaj te same zasady, co w produktach i usługach – jakość, funkcjonalność, cena, usługi dodatkowe czy dostępność w danym miejscu i czasie. Każda decyzja rekrutacyjna musi być przeanalizowana nie mniej biznesowo niż decyzja o zakupie nowego systemu IT czy podwykonawcy usług księgowych. Firma istnieje, by generować zysk i decyzje rekrutacyjne ściśle się z tym zyskiem wiążą, gdyż wypracowują go zatrudnieni pracownicy. Jakie priorytety będą więc lean w procesie rekrutacji?

Poszukiwanie kandydatów za adekwatną wartość wynagrodzenia, ale nie lepszych niż potrzebujemy (funkcjonalnie)

i na pewno nie gorszych (jakość),

którzy posiadają dodatkowe umiejętności (usługi dodatkowe),

ale takie, które faktycznie przydadzą się w naszej firmie (no waste)

i do tego chętnych do zmiany pracy w wymaganym przez nas terminie (dostępność).

Czy nie brzmi to jak oczywistość?

Życie jednak bywa trudniejsze niż teoria. Znalezienie kandydata idealnie wpasowującego się w powyższe kryteria to trudna sztuka. Dodatkowo nasza firma nie należy do wielkiej czwórki czy listy top pracodawców i wybieramy z bardzo ograniczonej grupy osób, które trafiły na nasze ogłoszenie. A statystycznie tylko 25 proc. kandydatów szuka pracy aktywnie, przeglądając ogłoszenia. Aby zadbać o bycie lean, warto skupić się tutaj na rozszerzeniu dostępu do kandydatów. Może się to wiązać z podjęciem współpracy z agencjami rekrutacyjnymi posiadającymi bazy kontaktów lub jeszcze bardziej efektywnie i elastycznie – wykorzystując marketplace rekrutacyjny (np. www.HRfactory.pl), a więc szybki i prosty dostęp do wielu agencji w jednym miejscu, oszczędzając tym samym czas i minimalizując koszty.

2. Zidentyfikowanie strumienia wartości i wszystkich czynności w strumieniu wartości (ang. identify the value stream)

Profesjonalny proces rekrutacji to, wbrew często spotykanej opinii, o wiele więcej niż prowadzenie rozmów z kandydatami. Jego złożoność znana jest każdemu praktykowi i nie będziemy tutaj omawiać wszystkich elementów od zaplanowania potrzeby po złożenie kandydatowi oferty zatrudnienia, tym bardziej że w każdej firmie proces ten będzie dodatkowo uzależniony od specyfiki organizacji, sposobu zarządzania czy obowiązujących procedur. Jednak bez względu na kształt procesu w danym miejscu druga zasada lean dotyczy przeanalizowania go pod kątem efektywności i oceny każdego z działań składających się na cały proces.

Tego typu rewizje pozwalają na odkrycie „mielizn”, na których notorycznie zdarza nam się utknąć, a na których usunięcie nigdy nie ma czasu (choć paradoksalnie ich wyeliminowanie pozwoliłoby zaoszczędzić ten cenny czas) lub których istnienia nie jesteśmy nawet świadomi, ponieważ wpadliśmy w cykl bezrefleksyjnego odtwarzania dotychczasowych zasad bez zastanawiania się nad tym, czy faktycznie jest to najlepsza metoda.

Analizie należy poddać każdą czynność, którą wykonuje pracownik działu HR – od momentu, gdy zgłoszona zostaje potrzeba zatrudnienia nowej osoby aż do zakończenia procesu sukcesem. Czynności zidentyfikowane jako nieprzynoszące wartości należy niezwłocznie wyeliminować.

Przykładem podążania za utartym i przestarzałym schematem często spotykanym w firmach jest proces podejmowania współpracy z agencją rekrutacyjną (a często też kilkoma agencjami równolegle). Nawet tygodniami trwać może uzgadnianie warunków współpracy pomiędzy pracodawcą a agencją. Natomiast potrzeba rekrutacyjna firmy pozostaje niezaspokojona i dzień po dniu generuje stratę. Zazwyczaj niestety HRowcy bardzo często zapominają o tym.

Tymczasem nowoczesność przynosi nam narzędzia, które kilkutygodniowe negocjacje skracają do kilku godzin. Gdy dział pracy konkurencji analizuje umowę z agencją rekrutacyjną i wprowadza swoje komentarze, pracodawca zarejestrowany w HRfactory.pl udostępnia swoje ogłoszenie agencjom rekrutacyjnym korzystającym z serwisu i otrzymuje od nich propozycje kandydatów z ich sieci kontaktów, wybierając te, które uzna za najlepsze.

2 cześć artykułu

Pozostałe zasady lean recruitement omówimy w kolejnym artykule. Tymczasem zachęcamy do wdrożenia dwóch pierwszych – określenia wartości i zidentyfikowania strumienia wartości, pamiętając, że na zwiększenie efektywności zawsze powinniśmy mieć czas.

Przeczytaj także 2 część artykułu, gdzie zostały omówione 3 pozostałe zasady lean w rekrutacji:

 

Opinie

„HRfactory.pl to dla nas idealny sposób na szybsze pozyskanie wartościowych Kandydatów poprzez współpracę z odpowiednimi Agencjami Rekrutacyjnymi.”
Oleg Dupont
Managing Director of EAST Area
MANUTAN
„HRfactory.pl pomaga w szybki i łatwy sposób dotrzeć do kandydatów rekomendowanych przez najbardziej aktywne firmy rekrutacyjne. To konkurencyjny rynek usług, w których liczy się szybkość i jakość.”
Paweł Stankowski
Group HR Director
Vlassenroot
„Bardzo profesjonalny system, przyjazny w użytkowaniu i co najważniejsze: umożliwia dotarcie do klientów z całej Polski bez podejmowania jakichkolwiek działań handlowych. Jest odpowiedzią na potrzeby zarówno Agencji Rekrutacyjnych, jak i Pracodawców. Polecam!”
Anna Pycia-Pytlik
CEO
SMART-HR
„HRfactory.pl pomaga lepiej zarządzać budżetem rekrutacji, oszczędzać czas i jednocześnie docierać do większej ilości kandydatów niż poprzez tradycyjne agencje. Serwis jest intuicyjny w użytkowaniu, a system rozliczeń prosty i wpisuje się w oczekiwania nowoczesnych firm.”
Maciej Gorski
Finance Manager
Discovery Networks Central Europe
„Platforma oferuje zupełnie nowy model współpracy z headhunterami. Dzięki niej pracodawcy mają szerszy dostęp do kandydatów agencji rekrutacyjnych, a agencje zyskują dodatkowe źródło dochodu w postaci nowych klientów i ich projektów”
Grzegorz Dymek
CEO
Spencer sp. z o.o.
„Przyspieszenie procesu rekrutacji oraz błyskawiczny kontakt z doświadczonymi rekruterami z całej Polski to cenna pomoc przy realizacji pilnych projektów rekrutacyjnych. HRfactory.pl wychodzi tym potrzebom naprzeciw”
Joanna Olszak
HR Manager
PAGED S.A.
„HRfactory.pl to doskonała platforma do pozyskania cennych kontaktów biznesowych. Z punktu widzenia Agencji Rekrutacyjnej przyspiesza proces dotarcia do odpowiednich kontrahentów - posiadających potrzeby rekrutacyjne. Stanowi również idealne rozwiązanie dla Pracodawców. Pomaga skrócić czas wyboru Agencji, pozwala na szybkie znalezienie odpowiednich pracowników"
Katarzyna Mączka-Nowak
Managing Partner
Newman Consulting
„Świetna platforma łącząca pracodawców i agencje rekrutacyjne.
Oszczędza czas i pieniądze. Polecam!!!”
Paweł Bielak
CEO
Sokółka Okna i Drzwi S.A.

UWAGA: Poprzez wybranie przycisku ZAPISZ SIĘ jednocześnie wyrażasz zgodę aby na Twój adres e-mail były przesyłane informacje handlowe w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

W przypadku wyrażenia przez Państwa zgody na przetwarzanie danych osobowych, mają Państwo prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania.

Administratorem Państwa danych osobowych jest HR Factory Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach przy ul. Różanej 9/6, tel. +48 780 016 316 (koszt zgodny ze stawką operatora), e-mail: kontakt@hrfactory.pl. W razie wątpliwości prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych w HR Factory Sylwią Duchna, iod@hrfactory.pl, tel. +48 508 306 787 lub na adres HR Factory sp. z o.o., ul. Różana 9/6, 40-045 Katowice.

Państwa dane osobowe przetwarzane są w celu nawiązania lub zachowania relacji biznesowych pomiędzy Państwem, a HR Factory sp. z o.o., marketingu bezpośredniego usług oferowanych przez serwis HRfactory.pl, a także w celu przesyłania informacji handlowych w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, o ile wyrazili Państwo zgodę na ich otrzymywanie.

Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych, jest artykuł 6 ust. 1 lit. a) lub b) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO).

Prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez administratora jest nawiązanie lub utrzymanie z Państwem relacji biznesowych oraz marketing bezpośredni usług serwisu HRfactory.pl. Przetwarzane kategorie Państwa danych osobowych to dane osobowe, które pochodzą bezpośrednio od Państwa.

Odbiorcą Państwa danych osobowych są upoważnionymi pracownicy i współpracownicy HR Factory sp. z o.o. którzy w celu wykonania swoich obowiązków muszą posiadać do nich dostęp oraz pracownicy zewnętrznej firmy hostingowej i odpowiedzialnej za obsługę informatyczną serwisu HRfactory.pl.

Dane osobowe przechowywane dla celów przesyłania informacji handlowych oraz marketingu bezpośredniego będą przechowywane i przetwarzane do czasu cofnięcia przez Państwa zgody na ich przetwarzanie bądź żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także żądania ich przeniesienia.

Mają Państwo prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub mają Państwo prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych oraz żądania ich kopii.

Mają Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzorczego w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Podają Państwo swoje dane HR Factory sp. z o.o. dobrowolnie.