Czym jest lean management? Czym jest lean w rekrutacji?
Lean managenent to sposób zarządzania polegający na dostarczaniu klientom produktów i usług idealnie dopasowanych do ich potrzeb, przy jednoczesnym poszanowaniu działań pracowników. Lean management opiera się na trzech filarach, które umożliwiają prowadzenie strategii zgodniej z przedstawionym zamysłem:
- stworzenie wartości dla klienta,
- eliminacja marnotrawstwa w sposobach zarządzania
- oraz szacunek do pracownika reprezentowany przez kadrę zarządzającą.
Podejście to wymaga stałego doskonalenia umiejętności kadry oraz oferty, przynosi jednak profity w postaci wyspecjalizowanego zespołu.
Lean management zafascynował świat pół wieku temu, kiedy rozpowszechniły się informacje o sposobie zarządzania produkcją w Toyocie. Przez wiele lat metodologia ta była kojarzona wyłącznie z produkcją – lean manufacturing. Następnie rozszerzała się na ogólny proces zarządzania przedsiębiorstwem, aż zaczęła być implementowana w poszczególnych obszarach organizacyjnych. Jej główne cechy to troska o jakość, elastyczność, ciągłe doskonalenie i eliminowanie marnotrawstwa (no waste). Proces rekrutacji, kluczowy pod względem dostarczania do organizacji talentów, które wpłyną na jej rozwój, także może być lean. Ale jak to osiągnąć?
Aby zrozumieć lean recruitement/ lean w rekrutacji oprzemy się na 5 głównych zasadach metodologii lean, które w swojej książce „Lean thinking” opisują James Womack i Daniel Jones. W tym celu odniesiemy je do specyfiki tematu rekrutacji z perspektywy wewnętrznego działu HR:
1. Określenie wartości dla klienta (ang. specify value)
Dla działu HR klient jest zawsze klientem wewnętrznym – a więc rekrutuje się dla managerów i do zespołów, a w szerszej perspektywie – dla firmy. Zadajmy sobie więc pytanie – co dla firmy jest wartością w procesie pozyskiwania nowego pracownika?
Jakkolwiek nieludzko może to zabrzmieć, rządzą tutaj te same zasady, co w produktach i usługach – jakość, funkcjonalność, cena, usługi dodatkowe czy dostępność w danym miejscu i czasie. Każda decyzja rekrutacyjna musi być przeanalizowana nie mniej biznesowo niż decyzja o zakupie nowego systemu IT czy podwykonawcy usług księgowych. Firma istnieje, by generować zysk i decyzje rekrutacyjne ściśle się z tym zyskiem wiążą, gdyż wypracowują go zatrudnieni pracownicy. Jakie priorytety będą więc lean w procesie rekrutacji?
Poszukiwanie kandydatów za adekwatną wartość wynagrodzenia, ale nie lepszych niż potrzebujemy (funkcjonalnie)
i na pewno nie gorszych (jakość),
którzy posiadają dodatkowe umiejętności (usługi dodatkowe),
ale takie, które faktycznie przydadzą się w naszej firmie (no waste)
i do tego chętnych do zmiany pracy w wymaganym przez nas terminie (dostępność).
Czy nie brzmi to jak oczywistość?
Życie jednak bywa trudniejsze niż teoria. Znalezienie kandydata idealnie wpasowującego się w powyższe kryteria to trudna sztuka. Dodatkowo nasza firma nie należy do wielkiej czwórki czy listy top pracodawców i wybieramy z bardzo ograniczonej grupy osób, które trafiły na nasze ogłoszenie. A statystycznie tylko 25 proc. kandydatów szuka pracy aktywnie, przeglądając ogłoszenia. Aby zadbać o bycie lean, warto skupić się tutaj na rozszerzeniu dostępu do kandydatów. Może się to wiązać z podjęciem współpracy z agencjami rekrutacyjnymi posiadającymi bazy kontaktów lub jeszcze bardziej efektywnie i elastycznie – wykorzystując marketplace rekrutacyjny (np. www.HRfactory.pl), a więc szybki i prosty dostęp do wielu agencji w jednym miejscu, oszczędzając tym samym czas i minimalizując koszty.
2. Zidentyfikowanie strumienia wartości i wszystkich czynności w strumieniu wartości (ang. identify the value stream)
Profesjonalny proces rekrutacji to, wbrew często spotykanej opinii, o wiele więcej niż prowadzenie rozmów z kandydatami. Jego złożoność znana jest każdemu praktykowi i nie będziemy tutaj omawiać wszystkich elementów od zaplanowania potrzeby po złożenie kandydatowi oferty zatrudnienia, tym bardziej że w każdej firmie proces ten będzie dodatkowo uzależniony od specyfiki organizacji, sposobu zarządzania czy obowiązujących procedur. Jednak bez względu na kształt procesu w danym miejscu druga zasada lean dotyczy przeanalizowania go pod kątem efektywności i oceny każdego z działań składających się na cały proces.
Tego typu rewizje pozwalają na odkrycie „mielizn”, na których notorycznie zdarza nam się utknąć, a na których usunięcie nigdy nie ma czasu (choć paradoksalnie ich wyeliminowanie pozwoliłoby zaoszczędzić ten cenny czas) lub których istnienia nie jesteśmy nawet świadomi, ponieważ wpadliśmy w cykl bezrefleksyjnego odtwarzania dotychczasowych zasad bez zastanawiania się nad tym, czy faktycznie jest to najlepsza metoda.
Analizie należy poddać każdą czynność, którą wykonuje pracownik działu HR – od momentu, gdy zgłoszona zostaje potrzeba zatrudnienia nowej osoby aż do zakończenia procesu sukcesem. Czynności zidentyfikowane jako nieprzynoszące wartości należy niezwłocznie wyeliminować.
Przykładem podążania za utartym i przestarzałym schematem często spotykanym w firmach jest proces podejmowania współpracy z agencją rekrutacyjną (a często też kilkoma agencjami równolegle). Nawet tygodniami trwać może uzgadnianie warunków współpracy pomiędzy pracodawcą a agencją. Natomiast potrzeba rekrutacyjna firmy pozostaje niezaspokojona i dzień po dniu generuje stratę. Zazwyczaj niestety HRowcy bardzo często zapominają o tym.
Tymczasem nowoczesność przynosi nam narzędzia, które kilkutygodniowe negocjacje skracają do kilku godzin. Gdy dział pracy konkurencji analizuje umowę z agencją rekrutacyjną i wprowadza swoje komentarze, pracodawca zarejestrowany w HRfactory.pl udostępnia swoje ogłoszenie agencjom rekrutacyjnym korzystającym z serwisu i otrzymuje od nich propozycje kandydatów z ich sieci kontaktów, wybierając te, które uzna za najlepsze.
2 cześć artykułu
Pozostałe zasady lean recruitement omówimy w kolejnym artykule. Tymczasem zachęcamy do wdrożenia dwóch pierwszych – określenia wartości i zidentyfikowania strumienia wartości, pamiętając, że na zwiększenie efektywności zawsze powinniśmy mieć czas.
Przeczytaj także 2 część artykułu, gdzie zostały omówione 3 pozostałe zasady lean w rekrutacji:
Wrzesień 2018
